„E-Rechnung“ heißt nicht „PDF per E-Mail“. Genau dieses Missverständnis wird ab 2027 für viele Betriebe teuer oder zumindest lästig. Hier erfahren Sie in wenigen Minuten, was gilt, bis wann – und was Sie jetzt tun sollten.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierte Datei, die Buchhaltungsprogramme automatisch auslesen können. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: eine reine Datendatei (XML). Für Menschen ohne passendes Programm nicht lesbar.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter Datendatei. Sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber zusätzlich die maschinenlesbaren Daten.
Eine Rechnung aus Word als PDF gespeichert, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung.
Die Fristen im Überblick
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.
Wer ist ausgenommen?
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Verschicken ihrer Rechnungen
- bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen, zum Beispiel vieler Ärzte
Wichtig: Auch wer ausgenommen ist, muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für Kleinunternehmer genauso.
Die häufigsten Stolperfallen
„Wir haben doch eine E-Mail-Adresse, das reicht zum Empfangen.“ Teilweise ja: Ein E-Mail-Postfach genügt als Eingang. Aber Sie müssen die Datei auch lesen und prüfen können. Eine XRechnung öffnen Sie nicht einfach mit einem Doppelklick. Sie brauchen ein Programm oder einen Viewer dafür.
„Das PDF liegt ja im Ordner.“ Eine E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden – also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF mit Daten, und das unveränderbar für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Ein Ausdruck reicht nicht.
„Das macht dann mein Steuerberater.“ Ihr Steuerberater bucht die Rechnungen – aber Erstellen, Empfangen und Archivieren passiert in Ihrem Betrieb. Das muss vorher eingerichtet sein.
„2028 ist noch lange hin.“ Ihre größeren Kunden und Lieferanten stellen oft schon 2027 um. Spätestens dann landen bei Ihnen E-Rechnungen, und manche Auftraggeber erwarten sie auch von Ihnen früher.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang prüfen: Können Sie heute eine XRechnung öffnen und lesen? Testen Sie es mit einer Beispieldatei.
- Ein festes Postfach festlegen, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de, und Ihren Lieferanten mitteilen.
- Rechnungsprogramm prüfen: Kann Ihr Programm ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen? Viele Handwerker- und Buchhaltungsprogramme können das bereits, manchmal nach einem Update.
- Archivierung klären: Wo werden die Dateien unveränderbar abgelegt, und wie kommen sie zu Ihrem Steuerberater?
- Datensicherung einrichten: Wenn Rechnungen nur noch digital existieren, ist ein funktionierendes Backup Pflicht, nicht Kür.
Unser E-Rechnungs- und IT-Check
Wir kommen in Ihren Betrieb und prüfen in einem Termin: Empfang, Rechnungsprogramm, Postfach, Ablage und Datensicherung. Sie bekommen eine kurze Übersicht, was schon passt und was noch fehlt – in verständlicher Sprache, ohne Fachchinesisch.
Die steuerlichen Einzelheiten Ihres Betriebs klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Wir kümmern uns um die Technik dahinter.